Как правильно вести электронную трудовую книжку

Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Пенсионный фонд в электронном виде.

Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД-ПФР или СТД-Р.

В первой форме будет информация обо всех работодателях с 01.01.2020, во второй только об одном.

Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Your browser does not support the video tag.

Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.

Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.

Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд.

У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул.

Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.

Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.

Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.

Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ.

Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных.

А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.

Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.

https://www.youtube.com/watch?v=MIgZ8H9f0Nw\u0026pp=ygVZ0JrQsNC6INC_0YDQsNCy0LjQu9GM0L3QviDQstC10YHRgtC4INGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdGD0Y4g0YLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQutC90LjQttC60YM%3D

Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.

В ЭТК должны быть отражены следующие данные:

• ФИО, дата рождения сотрудника,
• СНИЛС,
• Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД. С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появились новые графы:

• Код выполняемой функции.Должен быть указан обязательно, иначе отчет не примут. Он заполняется по Общероссийскому классификатору занятий, соответствует занимаемой должности и состоит из 5 знаков. Как определить код ОКЗ для СЗВ-ТД, разобрали в статье.
• Информация о работе в районах Крайнего Севера и местности, приравненной к ним.Раньше этой графы в отчете не было.

СЗВ-ТД работодатель подает в ПФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• от 25 человек — отчет подается только в электронном виде,
• до 25 человек — отчет можно подавать в бумажном или электронном виде.

С 1 сентября 2021 года меняются правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:

1. Можно применять собственную форму книги (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
2. Разрешили в бумажных трудовых печатать записи на принтере или вносить с помощью штампа, факсимиле.
3. Утвердили новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему.

СЗВ-ТД формируется для каждого работника, который оформлен по трудовому договору, включая внешних и внутренних совместителей, удаленных сотрудников. По специалистам, привлеченным на основании договоров на оказание услуг, ГПХ, сведения о трудовой деятельности не подаются.

Информация, которую нужно включить в отчет СЗВ-ТД:

• Данные о работодателе — регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП.
• Данные о работнике — ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Сведения о трудовой деятельности в отчетном периоде — данные о приеме на работу, увольнении, о переводах на другую постоянную работу или присвоении новой специальности/квалификации; о подаче заявления о сохранении бумажной книжки или переходе на электронный формат.
• Информация о документе — основании для оформления кадрового события: название, номер и дата составления.

Юрлицо заверяет отчет подписью руководителя (или доверенного сотрудника) и печатью, ИП — личной подписью. При отправке формы в электронном виде достоверность сведений подтверждается электронной подписью ЭЦП.

Даже если ведете кадровый учет в другой системе, отправляйте отчетность в СБИС. Программа до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.

Хочу сдавать отчет СЗВ-ТД с первого раза

Как действовать при приеме и увольнении

Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:

1. Работник подал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК — проверьте в документе закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника. На основании бумажной трудовой и формы СТД-Р (или СТД-ПФР) уточните данные о стаже и верните трудовую работнику.
2. Работник решил оставить бумажную книжку — ведите трудовую на бумаге и одновременно подавайте в ПФР сведения о трудовой деятельности.
3. Сотрудник впервые устраивается на работу — трудовую можно вести только в электронном формате.

Почему работники оспаривают увольнения за 1 день, читайте в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=MIgZ8H9f0Nw\u0026pp=YAHIAQE%3D

При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и сроки выдачи СТД-Р:

• при увольнении — в день расторжения трудового договора;
• в любой момент — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работника.

Но тут есть особенность. Заявление работник вправе направить на электронную почту работодателя, например с адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж. И если СТД-Р не выдать вовремя, то по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.

Избежать штрафов поможет правильная формулировка в локальном нормативном акте или кадровый электронный документооборот СБИС. В СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул.

Читайте пример формулировок ЛНА в нашей статье.

Электронный документооборот с работниками

Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой. Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы.

А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.

Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, переход на ЭТК предусмотрен следующими документами:

• Законом 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года;
• Законом 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года;
• Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — утвержден бланк формы СЗВ-ТД;
• Приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 — утверждены бланки форм СТД-Р и СТД-ПФР;
• Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 — утверждены формы порядка, ведения и хранения трудовых книжек.

Завести электронные трудовые

Как вести трудовую книжку в электронном виде

Бухгалтерский учет 31 января’22 Татьяна Вепрева, Юрист

• ВКонтакте
• WhatsApp
• Telegram
• Скопировать урл

К началу 2021 года предприятия должны были перейти на электронные трудовые книжки. Изменения в трудовом законодательстве повлияли на порядок ведения кадровой отчетности и вынудили бизнес корректировать внутреннюю политику. 

В материале расскажем, как вести трудовую книжку в электронном виде и что делать с бумажными книжками.

Трудовое законодательство не предусматривает специального определения для новых книжек. Электронная трудовая книжка или ЭТК — не отдельный документ по типу бумажной, и у них нет конкретного вида.

Теперь информация о трудовом стаже работников хранится в базе данных Пенсионного фонда, куда их направляет работодатель. Фонд может предоставить эти сведения в справке. Этот документ и будет электронной трудовой книжкой.

Закон 439-ФЗ обязал работодателей перейти к электронным трудовым до начала 2021 года. Сотрудники при этом могли выбрать, по какой книжке они будут работать дальше, и подать соответствующее заявление руководству.

Работники не обязаны заменить бумажные ТК электронными трудовыми. Но работодатель в любом случае должен обеспечить все технические условия для того, чтобы вести ЭТК.

У тех, кто трудоустраивался в самый первый раз в 2021 году — и в каждом последующем — такого выбора нет. Всем им можно заводить только электронные трудовые книжки.

Измененный порядок не накладывает на работодателей сложных обязательств. Чтобы корректно вести электронную трудовую, руководителям нужно вовремя передавать информацию в Пенсионный фонд.

В остальном, работать с электронными трудовыми сравнительно удобнее:

• уменьшится нагрузка по работе с бумажными книжками;
• информация в электронном виде не потеряется по каким-то непредвиденным обстоятельствам — во время потопа, возгорания, после поломки техники;
• после ЧП на предприятии работодатель быстрее восстановит документы, если хотя бы часть сотрудников отдаст предпочтение электронным трудовым.

Другое преимущество работы с электронными трудовыми — они не требуют специального учета. Не нужно заводить отдельный журнал и сверять их с цифровыми трудовыми книжками. Учетом занимается Пенсионный фонд: он собирает информацию по трудовым книжкам и хранит ее в базе.

Если работники предпочли электронным трудовым привычные бумажные, в которых велась их трудовая деятельность до 2020-го года, работодатели продолжат вести их параллельно с ЭТК.

То есть, работодатель продолжает работать с бумажными ТК, но одновременно извещает Пенсионный фонд в электронном виде. То же самое касается сотрудников, которые не писали заявления или еще не успели определиться с трудовой книжкой.

Что делать в ситуациях, когда сотрудник передумал и ему нужна другая трудовая книжка? Зависит от обстоятельств и желаемого формата:

• если работник ее не менял, ему в любое время доступна электронная ТК;
• если он перешел на электронный вариант ТК, то к прежней трудовой книжке он вернуться не сможет;
• если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, его книжку можно вести только электронно.

Электронная трудовая — не повод выбросить бумажный документ. Старая книжка понадобится при устройстве на другое место — так он передаст новому руководству данные о своем трудовом стаже до перехода на электронный формат ТК.

Сотрудник может передавать сведения о трудовом стаже по-другому — через форму СТД-ПФР. В ней указывают ключевые данные о каждом трудовом периоде работника до оформления ЭТК.

Это вариант для тех, кто не хочет волноваться о бумажных ТК. Что нужно сделать:

• обратиться в Пенсионный фонд с просьбой перенести информацию о трудовом стаже из бумажной ТК в электронный формат;
• дождаться результатов проверки от фонда;
• получить справку СТД-ПФР.

Фонд сравнивает данные в бумажной книжке с информацией на лицевом счете застрахованного сотрудника — они должны совпадать. Если обнаружат расхождения, работодателя попросят объяснить несоответствия.

При подписании трудового договора с сотрудниками работодателям нужно внимательно проверять их бумажные ТК:

• если в них нет сведений о закрытии, руководство продолжает вести бумажный документ;
• если в ТК отражен выбор электронного формата, нужно продолжать вести ЭТК.

Сотрудник может выбрать электронный формат ТК в любое время. Как это происходит:

• работник пишет заявление о новой трудовой книжке и подает его руководству;
• работодатель оставляет запись в старой книжке и передает ее на руки сотруднику;
• сотрудник расписывается в книжке.

Затем подпись в бумажной трудовой книжке ставит руководитель. После он отражает выдачу бумажной ЭТК в книге учета. В 13 графе нужно указать, что книжка выдана на основании его заявления согласно нормам статьи 66.1 Трудового кодекса.

Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику

Когда сотрудник заберет документ и перейдет на ТК в электронном виде, ответственность за сохранность и содержание бумажной версии будет лежать только на нем.

ПФР получает информацию о трудовом стаже каждого сотрудника в отчетах по форме СЗВ-ТД. В документ включают сведения о работниках, устроенных по трудовому договору. Сотрудников, работающих по договору заказа или ГПХ, не вносят.

Форму подают по факту кадровых событий на предприятии. Что отражают в документе:

• Информацию о работодателе. Название компании, ФИО предпринимателя, номер в ПФР, ИНН, КПП.
• Данные сотрудника. ФИО полностью, дата рождения, номер СНИЛС.
• Сведения о заявлении, в котором работник выбрал формат ТК. Здесь отражают, какая трудовая указана в заявлении и когда его подали.
• В этом же поле можно изменить дату подачи заявления или вовсе ее отменить. В первом случае нужно подать отчет с новым числом подачи. В другом — отразить неактуальную дату и отметить «Х» в «Признаке отмены».
• Данные о трудовом стаже. Здесь отражают:
  • какое кадровое событие произошло — с помощью специальных обозначений;
  • когда оно произошло;
  • есть ли особые обстоятельства для этого события (например, работа на Крайнем Севере).

• Код функции работника согласно Общероссийскому классификатору.
• Основание. Указывают документ, сопутствующий отдельным событиям. Например, приказ об увольнении или приеме.

Важно правильно указать обозначения событий:

Код Что произошло на предприятии Что нужно указать в обозначении

1	Сотрудника приняли на работу по трудовому договору	Прием
2	Работник перевелся на другое место	Перевод
3	Работодатель выбрал новое название компании	Переименование
4	Сотрудник получил новую профессию или специальность, повысил разряд, класс или квалификацию	Установление / Присвоение
5	С сотрудником расторгли трудовое соглашение	Увольнение
6	Суд вынес решение о запрете для определенного работника занимать конкретную должность или вести какую-либо деятельность	Запрет занимать должность (с указанием конкретной позиции)

Сроки подачи отчета зависят от характера события:

• если сотрудника уволили или приняли на работу, отчет нужно направить в Пенсионный фонд не позже следующего дня после издания приказа о приеме или увольнении;
• во всех остальных случаях форму подают до 15 числа месяца, идущего после того, в котором случилось событие.

При подаче отчетности важно соблюдать установленный порядок.

Согласно Федеральному закону №27-ФЗ, вы можете выбрать между бумажным и электронным форматом, если на вашем предприятии работает до 10 человек. В частности, учитывают исполнителей по договорам ГПХ.

Если число штата больше, отправить документы в ПФР можно только электронно. Ошибки при выборе формы подачи чреваты штрафом на 1 000 рублей.

Если работодатель совсем не подаст отчет или упустит сроки, об этом узнает Трудовая инспекция. Она принимает к учету сведения о нарушителях. При повторном и всех последующих нарушениях виновнику грозит штраф 300-500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. В крайних случаях Трудовая инспекция приедет на предприятие с личной проверкой.

Если сведения о трудовом стаже работника передаются в электронном виде, он может получить их разными способами:

1. Обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ. Там сотруднику выдадут форму СТД-ПФР. Сотрудники Фонда могут прислать электронный документ с усиленной КЭП или выдать бумажную версию. В многофункциональных центрах можно получить только бумажную форму.
2. Зайти на сайт Госуслуг. Работник может подать заявление через свою учетную запись и получить электронный документ с усиленной КЭП.
3. Получить сведения на последнем месте работы. Прежний работодатель выдаст документ по форме СТД-Р. Если работник выбрал электронный формат ТК, он вправе получить сведения о трудовом стаже на бумаге или электронно. Работодатель должен сделать это в день расторжения трудового соглашения за 3 рабочих дня после подачи работником заявления. Если работник не пришел сам за данными о трудовом стаже, нужно прислать их ему по почте с описью.

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Правила перехода на электронные трудовые книжки

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые.

Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о  стаже в государственных базах данных.

При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ.

Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ.

Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право.

Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки.

Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

https://www.youtube.com/watch?v=s9hM5MkIZMY\u0026pp=ygVZ0JrQsNC6INC_0YDQsNCy0LjQu9GM0L3QviDQstC10YHRgtC4INGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdGD0Y4g0YLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQutC90LjQttC60YM%3D

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд.

Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать.

Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Какие данные включают в ЭТК

Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу

Иллюстрация: freepik/freepik

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Разбираемся, как заполняется электронная трудовая книжка при приеме, какие особенности ведения существуют.

Как работать с электронной трудовой

Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ были внесены изменения в ТК в части оформления сведений о трудовой деятельности.

С 2023 все работодатели (юридические лица или индивидуальные предприниматели) ведут электронную трудовую книжку, прием и увольнение сотрудников оформляется не на бумаге (ст. 66.1 ТК).

ТК не предполагает материального носителя, реализуется в цифровом виде и содержит сведения, аналогичные бумажному носителю, которые хранятся в базе данных СФР (ранее Пенсионный фонд).

Заводится она на всех работников, в том числе совместителей внутренних и внешних. Каких-либо исключений в оформлении ЭТК законом не предусмотрено.

Для организации работы с электронной трудовой книжкой сделайте по компании следующие подготовительные мероприятия:

• Определите ответственное лицо за ведение ТК в цифровом виде, прием работника с электронной трудовой книжкой и сдачу отчета ЕФС-1 в СФР. Как правило, таким лицом является кадровик, бухгалтер или иной специалист по решению руководства.
• Издайте приказ о назначении ответственного лица и ознакомьте с ним под подпись.
• Внесите соответствующие изменения в должностную инструкцию и трудовой договор.
• Установите или скачайте на сайте СФР программное обеспечение для сдачи и проверки отчета.

Сведения ЭТК физическими лицами просматриваются через личный кабинет гражданина, сервис Госуслуги, специальные приложения для смартфонов.

Как заполнить электронную трудовую книжку при приеме сотрудника

При приеме на работу сотрудник предоставляет ТК на бумажном носителе, если не принято решение о ведении ЭТК (для сведений до 2021 года), сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты от 10.11.2022 № 713, на основании которых и вносятся данные о трудоустройстве, имеющемся стаже работника (для лиц, которые ведут ЭТК, а также для всех категорий граждан по информации о профессиональной деятельности с 2022 года и позднее).

Сведения о своей профессиональной деятельности застрахованное лицо получает одним из следующих способов:

• у прежнего работодателя;
• через МФЦ;
• в подразделении СФР;
• через портал Госуслуги.

Специалист кадровой службы или иной ответственный сотрудник оформляет прием на работу с электронной трудовой книжкой, как и с бумажным вариантом, – на основании письменного заявления вновь принимаемого работника.

Составляется труд. договор, работник знакомится под подпись с должностной инструкцией и иными локальными актами. Различий в оформлении приема на работу в зависимости от формы ведения ТК для физического лица нет.

Обратите внимание, что сама по себе цифровая ТК кадровиком не заполняется и не ведется.

Работником организации-работодателя при приеме сотрудника с электронной трудовой книжкой передаются данные, отраженные в отчете ЕФС-1, содержащие информацию по кадровому мероприятию, в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=s9hM5MkIZMY\u0026pp=YAHIAQE%3D

А о том, как отразить в ЕФС-1 договор ГПХ узнаете из разбора. И сможете скачать чек-лист с основными моментами.

При сдаче отчетности через коммуникационные системы связи (ЭДО) применяется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Список центров размещен на сайте Минцифры.

Нюансы заполнения ЭТК

Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
• дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
• место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
• вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
• занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение; вид труд. функции;
• код выполняемой работы;
• дата, номер приказа или иного документа-основания;
• основания увольнения.

Образец СТД-Р Бланк СТД-СФР

В чем особенности заполнения и ведения ТК в цифровом виде:

• сведения о награждениях и поощрениях не вносятся в ЭТК. Наличие такой информации важно при получении звания ветерана труда;
• нет информации об образовании до начала труд. деятельности;
• если сведения не переданы работодателем в СФР, информация не отразится в ЭТК;
• отказ сотрудника от перехода на цифровой вид ТК не предполагает освобождения организации от ее ведения в цифровом виде. Просто одновременно с электронной книжкой организация ведет учет и в бумажной варианте;
• лицам, впервые принимающимся на работу, заводят только ЭТК – требование одновременного ведения ТК на бумажном носителе не предусмотрено законом.

Переходите на Клерк.Премиум, чтобы получать экспертный контент, обучение, консультации и все бухгалтерские инструменты сайта.

Уже есть доступ? Войдите в аккаунт
Как уменьшить авансовый платеж по УСН 6% за 3 кв. …

Электронная трудовая книжка: что это такое, как она выглядит и как с ней работать, как перейти в 2022 году

Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.

При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

1. Человек впервые устраивается на работу.
2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

https://www.youtube.com/watch?v=n1zkmT3r4wk\u0026pp=ygVZ0JrQsNC6INC_0YDQsNCy0LjQu9GM0L3QviDQstC10YHRgtC4INGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdGD0Y4g0YLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQutC90LjQttC60YM%3D

В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.

ст. 66.1 ТК РФ

Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

• после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
• до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.

У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.

Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:

1. Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
2. Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
3. Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
4. Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.

Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.

Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.

Такое заявление означает, что теперь трудовая работника будет в электронном виде, а бумажную он получит на руки

Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.

Пример записи о переходе в бумажной трудовой

Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.

Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в форму:

Шаблон формы СЗВ-ТД

• информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
• информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
• сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
• информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать форму надо каждый раз, когда:

• сотрудника приняли на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• присвоили новую квалификацию или специальность;
• сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.

Заполненная форма СЗВ-ТД

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

• если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
• в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.

Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.

https://www.youtube.com/watch?v=n1zkmT3r4wk\u0026pp=YAHIAQE%3D

Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.

Как назначить ответственного:

1. Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
2. Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.

Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.

п. 42 порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н

Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.

Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.

У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной.

Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.

На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.

Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.

В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».

Вход в личный кабинет на сайте ПФР

Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.

Первая страница выписки. ПФР пришлет ее в день обращения. Ее могут получить те, у кого бумажная трудовая и те, у кого только электронная трудовая

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.

При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

• уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
• начать сдавать форму СЗВ-ТД;
• внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:

• для ИП — до 5000 ₽;
• для малых предприятий — до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

1. В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
3. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.